Eeuwenoud familiebedrijf neemt afscheid van de papieren agenda

Grand Café Smit in Losser mag je gerust een begrip noemen: meer dan 200 jaar geleden begon Hendrik Smit op deze locatie in het centrum van het Twentse dorp het gelijknamige Hotel Smit. Een hotel is het al bijna een halve eeuw niet meer, maar het grand café floreert nog steeds op dezelfde plek waar het ooit begon. Dankzij het Family Next programma van provincie Overijssel is er nu ook een slag gemaakt in de digitalisering.

‘Als je in Losser vraagt naar Smit, kom je hier terecht’, weet Herman Poorthuis over de naam die zijn onderneming heeft in Losser. Hij is de zesde generatie die hier gasten ontvangt en dat waren altijd ondernemende mensen, weet hij. ‘Mijn oma was al tien jaar weduwe toen ze de opdracht gaf de zaak flink te verbouwen. Vooral de vrouwen hebben een belangrijke rol gehad.’ Niet zo heel erg gek dus dat echtgenote Martine de Jong een paar jaar geleden haar vaste baan opgaf om bij hem in de zaak te komen werken. Dankzij haar kwam ook de ijssalon van Smit tot bloei, met de toepasselijke titel ‘De Koale Kant’. Ook zij weet dat Grand Café Smit absoluut een begrip is in Losser. ‘Dit is echt een heel divers bedrijf, we beginnen hier ‘s morgens vroeg met de gasten die koffie komen drinken, daarna zijn er vaak vergaderingen van mensen die hier komen lunchen met broodjes en ‘s avonds laat is er bijvoorbeeld een feestje. Er gebeurt hier heel veel.’

Papieren agenda

Op één punt binnen het eeuwenoude familiebedrijf was de tijd echter wel een beetje te lang stil blijven staan; de reserveringen die binnenkwamen werden nog genoteerd in een papieren agenda die achter de bar lag. Handgeschreven boekingen, doorhalingen, haastig ingestopte papiertjes, correcties – het maakte er de bedrijfsvoering niet overzichtelijker op, erkent Herman Poorthuis. ‘Het leek een beetje op het boek van Sinterklaas.’ Daarbij komt dat vaste werkneemster Pien Buitink regelmatig tegen problemen aanliep door het linkshandige handschrift van haar werkgever. ‘Hij kan het zelf heel goed lezen’, lacht ze daarom. ‘Maar voor ons is het niet te ontcijferen. Het werd echt tijd voor een inhaalslag.’ Die kon het Grand Café maken dankzij het Family Next programma van provincie Overijssel. De eigenaren werden gekoppeld aan een coach; Niels Mulder van Café Nielz uit Almelo. Een prima samenwerking, zegt Martine de Jong. ‘We zijn bij hem op bezoek geweest, hij is bij ons gekomen en we zijn bij een andere collega langs geweest om te zien hoe het daar ging.’ Dat Niels een collega was met praktijkervaring op het gebied van digitalisering hielp enorm bij de beslissing om over te stappen, zegt ze. ‘Een verkoper van een bepaald systeem vertelt je natuurlijk alleen maar de mooie dingen, maar Niels heeft geen belang. Dankzij zijn adviezen zijn we nu overgestapt op een systeem waarbij alles digitaal verwerkt wordt.’

Telefoon

De voordelen van dat systeem lieten zich al direct gelden. ‘In een dorp als Losser kom je elkaar wel eens tegen op straat of in de supermarkt en dan vragen mensen: “Kan ik dan en dan bij jullie langskomen?” Nou, ik heb het systeem ook op mijn telefoon geïnstalleerd en kan de reservering er gelijk inzetten.’ Het provinciale programma heeft gezorgd voor een soepele digitalisering van het tweehonderd jaar oude familiebedrijf van zijn voorouders, zegt ook Herman Poorthuis. ‘Je wordt wel getriggerd om jezelf de vraag te stellen: waarom hebben wij dat niet?’ Inmiddels loopt het systeem goed en sterker nog: dankzij Family Next is er een goede band ontstaan met Niels Mulder en zijn café in Almelo. ‘Ons personeel is er laatst nog geweest tijdens een cocktailproeverij’, zegt Martine de Jong. Echtgenoot Herman Poorthuis is inmiddels ook gehecht aan het contact met de coach die hem werd toegewezen. ‘Ik app nog regelmatig met hem en de afstand tussen Losser en Almelo is prima. Je bent geen concurrent van elkaar, maar het is dichtbij genoeg om bij elkaar binnen te lopen. Die klik is er wel.’

De coach: laten zien dat het efficiënter werkt

Een ouderwetse papieren agenda voor de reserveringen komt vaker voor bij familiebedrijven in de horeca, vertelt coach Niels Mulder. ‘We doen het al jaren zo, waarom zouden we het veranderen, is vaak de gedachte’, weet hij. Mulder hielp de eigenaren van Grand Café Smit uit Losser met succes in de zoektocht naar digitalisering. Verschillende keren werd hij ingeschakeld als coach bij het Family Next programma als het gaat om digitalisering. ‘Omdat wij op dat punt toch wel vooroplopen, kunnen we in de praktijk laten zien dat het efficiënter werkt.’ Een klik was er zeker met Herman en Martine. ‘Dat is ook het mooie van dit traject, dat je je netwerk uitbreidt en er vaak mooie zakelijke vriendschappen ontstaan.’

Lees meer over familiebedrijven in Overijssel op www.overijssel.nl/familiebedrijven